Le processus d’appel d’offres consiste dans une invitation faite à certains entrepreneurs ou fournisseurs de biens ou de services aux fins d’obtenir de leur part des soumissions pour l’obtention d’un contrat. Même s’il est couramment utilisé dans le secteur de la construction et de la rénovation, ce processus n’y est pas réservé et peut être employé dans tous les secteurs d’activité économique et pour tout type de contrat.
Un tel processus est plus souvent qu’autrement recommandé pour tout contrat d’une certaine importance. Le fait de demander plusieurs soumissions est en effet avantageux pour le client puisqu’il lui permet de favoriser la concurrence et comparer les prix et l’offre de différents fournisseurs et ainsi obtenir de conclure un contrat aux meilleures conditions possibles.
L’obligation pour le conseil d’administration d’obtenir des soumissions avant d’accorder un contrat dépend essentiellement des règles internes adoptées par la coopérative (comme par exemple dans une politique de gestion) qui prévoient généralement les cas où le conseil devra obtenir un certain nombre de soumissions avant d’accorder un contrat.
L’agence gouvernementale à laquelle la coopérative est liée par sa convention d’exploitation pourra également parfois exiger de la coopérative qu’elle y ait recours dans certains cas, particulièrement en matière de travaux de rénovation. Dans les autres cas, il appartient au conseil de juger au cas par cas de l’opportunité de procéder par un tel processus.